70% van de verandertrajecten mislukt. Bizar toch?! Waardevol dus om te kijken hoe we een (verander)traject wél kunnen laten slagen. En hoe we de medewerkers daarbij kunnen betrekken.
Wij hebben onze 6 tips voor een succesvol verandertraject voor je op een rij gezet.
1. Omschrijf je project en begin met ‘the end in mind’, maak een goed (verander)verhaal.
Voor het management is de reden waarom er bepaalde projecten worden gestart, vaak heel. Zo logisch, dat vergeten wordt dat dat niet voor iedereen in de organisatie zo helder is. Vaak horen wij ‘dat weten ze wel’. In werkelijkheid is het vaak anders. Je kan je daarbij afvragen of voldoende is stilgestaan bij de reden, de oorsprong van een project. Of dit daadwerkelijk verteld is en wanneer dan. Maar belangrijker is de vraag of dat dan ook gehoord is. De taal van het management blijkt vaak niet de taal van de medewerker. Hebben ze elkaar wel écht verstaan?
Vandaar dat ‘Het Verhaal’ vertellen en starten met ‘de waarom-vraag’ belangrijk is. Stel jezelf minstens drie keer de waarom-vraag. Dan kom je heel dicht bij de kern van je verhaal. Waarom doen we dit? Waarom doen we het nu? Waarom is het belangrijk? En ook: ‘Wat gebeurt er als we het niet doen? Wat gaat het ons opleveren? Wat zie ik veranderen? Hoe is het nu en hoe zou het zijn na het project? Blijf weg van de hoe-vraag. Daar kun je het juist samen over hebben. ‘Een verhaal inspireert, motiveert en geeft focus.’
2. Helder leiderschap – wie gaat er voor staan?
Het is altijd druk. We worden geleefd door de waan van de dag. Dus waarom is het project zo belangrijk? Als we iets anders gaan doen, moet ik andere dingen loslaten. Welke keuzes maak ik? Of is dit weer één van de vele projecten en komt het boven op de overige werkzaamheden? Allemaal vragen die leven bij een transitie.
Het succes van een verandertraject hangt ook af van een stevige leider. Die gaat staan voor de verandering. Die actief en zichtbaar is, die een coalitie bouwt en communiceert. Die ervoor zorgt dat zijn teammanagers ook zichtbaar en actief zijn. Het werkt als een sneeuwbal en daarbij is voorbeeldgedrag KEY.
3. Regel de verantwoording
Een nieuw inkoopsysteem kan nooit alleen de verantwoordelijkheid zijn van een inkoopafdeling. Een andere focus van de HR-afdeling heeft impact op de hele organisatie. Voorbeelden die duidelijk maken dat de impact van een project meestal veel groter is dan verwacht. Als je een geslaagd project wilt hebben, dan is het belangrijk dat je focus hebt op de gebruikers, oftewel de medewerkers. De mate van succes van een verandertraject hangt af van drie factoren: snelheid van adoptie, alternatief gebruik en vaardigheid/gebruik. De ADKAR- methode is daarbij helpend:
4. Communicatie kan het verschil maken
Natuurlijk weten we dat we moeten communiceren over veranderingen. Vaak zien we dat er vooral gecommuniceerd wordt over het project. Interessant natuurlijk, en ‘nice to know’, niet ‘need to know’.
Dat is het volgende wel. Wat is de impact van het project/de verandering op jouw doelgroepen, bijvoorbeeld het management, medewerkers, teammanagers, OR, etc.? Wat vraag je aan hen? Hoe staan ze ten opzichte van het project? Wat hebben ze nodig van jou en vice versa?
Het is ook de moeite waard om het citaat van John Kotter te onthouden: "Als je de visie niet binnen vijf minuten of minder aan iemand kunt communiceren en een reactie krijgt die zowel begrip als interesse betekent, ben je nog niet klaar".
Nog een paar belangrijke zaken:
- Denk naast reguliere communicatiekanalen ook aan de face-to-face communicatie en de digitale omgevingen;
- De direct leidinggevende is dé aangewezen persoon om de verandering te bespreken met de teamleden. Zorg dat de leidinggevende de juiste boodschap met de juiste energie brengt;
- Je bent er niet in één keer. Pas na vijf tot zeven keer communiceren landt de boodschap écht;
- En…. ben open en transparant en niet bang voor ‘moeilijke vragen’. Wat je niet weet, weet je niet. Dat is ook een antwoord.
5. Een helder plan en een duidelijke planning: Wanneer is het project geslaagd en klaar?
Een zorgvuldige voorbereiding is het halve werk. Investeer in je mensen meekrijgen, ze enthousiasmeren en te weten komen wat er nodig is om het project te laten slagen. Maak daar waar mogelijk samen een plan en een planning. Dat voorkomt weerstand en vertraging gedurende het verandertraject.
Hoe vaak horen we ‘daar heb ik geen tijd voor’? Of hoe vaak komen we erachter dat de gewenste verandering niet synchroon loopt met andere ontwikkelingen? Op het moment dat je écht gaat veranderen, wil je dat je mensen met je meewerken, meedenken. En dat je dan niet meer hoeft uit te leggen hoe het hen gaat helpen.
6. Feedback en geregeld toetsen helpt
Een goed idee is een idee dat daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Een goed project is een project dat wordt omarmd. Toets het idee, vraag om feedback. Plan deze momenten voorafgaand aan de start van het project in. Het lijken open deuren, maar het gebeurt vaak niet systematisch. Het is juist die informatie, die ervoor zorgt dat je bijtijds kunt bijsturen.
Tot slot: Het verkeerde probleem oplossen
Als je de eerste tip goed hebt opgevolgd, dan herken je je niet in ‘het verkeerde probleem oplossen’. Toch komen wij vaak tegen dat organisaties ‘iets’ creëren om het probleem aan te pakken, maar het blijkt dat ze het verkeerde aanpakken, waardoor gedurende het verandertraject de focus verschuift en het doel onduidelijk wordt. Cruciaal bij de start van een project is het antwoord op de vraag: Welk probleem lossen we op? Wat is de vraag achter de vraag?
Dit is de essentie van beginnen met ‘the end in mind’.
Meteen aan de slag... of toch hulp nodig?
Voelt het alsof je direct aan de slag kunt met onze tips? Super! Laat ons vooral weten welke tip het meest waardevol voor je is.
Heb je hulp nodig bij een verandertraject binnen jouw organisatie? Neem dan eens een kijkje op onze website (www.we-view.nl) of neem direct contact met ons op.
We kijken en denken graag met je mee.
Ingrid 06 – 10 94 84 06
Mireille 06 – 52 09 41 24
