Nog steeds is het geven van feedback één van de lastigste dingen op de werkvloer. Er wordt een heleboel gedacht, maar te weinig gezegd. En dat is niet voor niets. Er zitten nogal wat risico’s aan het geven van feedback. Daarom een eenvoudig ABC-tje die het geven van feedback een stuk makkelijker, gelijkwaardig en leuker maakt!
Iedereen kent het wel. De collega die zich niet houdt aan afspraken. Deadlines overschrijdt of steevast relevante informatie mist. Je ergert je kapot. Het liefst zou je hem of haar herprogrammeren tot het perfecte radartje in jouw logische werkproces. Maar mensen laten zich niet makkelijk herprogrammeren. Dat heb je al gemerkt. Ondanks je pogingen te vertellen wat je graag wilt is het resultaat en mogelijk ook de relatie er niet beter op geworden. Toch is er een sleutel voor ander gedrag. En hoe gek dit ook klinkt, die ligt in eerste instantie bij jezelf.
A. Hou het gedrag van de ander buiten beschouwing
Over het algemeen wordt feedback gegeven volgens het ik-ik-jij-samen principe. Daarbij beschrijf je als eerste vanuit de ik- boodschap welk gedrag je hebt waargenomen bij de ander. “Ik merk dat je regelmatig iets anders oplevert dan afgesproken is.” Ten tweede beschrijf je wat dat gedrag met jou doet. “Ik voel me daardoor niet begrepen.” Bij de derde stap check je bij de ander wat hij daarvan vindt en sluit je af met het gezamenlijk zoeken naar een oplossing. Het ongewenste gedrag van de ander ligt daarbij direct op tafel met alle risico’s van dien. We zijn van nature geneigd om bij het horen van een vervelende boodschap te bevriezen, vechten of te vluchten. Alle drie de opties zijn geen vruchtbaar vertrekpunt voor een constructief gesprek.
B. Start met je eigen aandeel
Kijk eerst eens terug naar je eigen aandeel in de situatie. Ben je wel duidelijk genoeg geweest, of heb je er juist teveel bovenop gezeten? Het komt heel anders over wanneer je je feedback start met je eigen aandeel. Bijvoorbeeld: “Terugkijkend realiseer ik me dat ik vaker aan je had moeten vragen of ik duidelijk genoeg was in wat ik van je nodig had en hoe het project vorderde. Dat heb ik niet gedaan en ik heb het gevoel dat ik daar wat heb laten liggen. Welk verschil had het voor jou gemaakt als ik dat wel had gedaan?” Met deze benadering oogst je meer resultaat dan wanneer je direct begint over wat de ander heeft laten liggen of verkeerd heeft gedaan. Het is een prettige gelijkwaardige en uitnodigende wijze van evalueren en feedback geven. Door feedback te vragen op je eigen aandeel voorkom je dat de ander zich aangevallen voelt. Het geeft de ander ruimte om te vertellen wat hij of zij nodig heeft en nodigt uit om ook over zijn of haar aandeel te beginnen.
C. Maak gebruik van de spiegelende natuur van de ander
Mensen zijn geneigd terug te geven wat zij ontvangen en spiegelen bewust en onbewust het gedrag wat de ander vertoont. Als iemand een flinke dosis kritiek over je uitstoot, is het moeilijk om je in te houden en niet hetzelfde te doen. Andersom geldt het ook, wanneer je chagrijnig bent en een collega omringt je met haar vrolijke manier van doen is het lastig om te blijven zuurpruimen. Dus als je je oprecht gelijkwaardig en kwetsbaar opstelt, is de kans vrij groot dat de ander dat ook zal doen. En wanneer iemand zelf aangeeft waar hij iets heeft laten liggen of verkeerd gedaan heeft is dat veel waardevoller dan wanneer hij dat van een ander medegedeeld krijgt.
